部门记录管理

记录的生命周期从它们的创建开始, 并继续积极使用, 非活动储存和最终处置.

如何处理你不再需要的文件

有两种类型的文件-纸质的和电子的.

随着UWF向电子文件的发展，记录管理也将向这个方向发展. 当文件被扫描时，扫描副本成为记录或主记录的副本, 有几件事你需要知道.

确保没有任何记录符合保留要求. 如果记录满足保留条件, 保存电子副本是不可行的, 因为电子记录是根据GSA手册的保留内容保存的.
如果记录没有达到保留的要求, 确保文件扫描为300dpi或更高的PDF格式，并存储在国家批准的系统中, 例如横幅文件管理系统(BDMS). 它们还必须易于获取.
需要完成记录处理请求. 唯一的区别是, 而不是检查销毁，你将需要检查扫描和销毁. 这表明有一个电子记录和硬拷贝记录可以直接转移到处理.
填妥表格后，请将表格电邮至记录经理(records@softqatest.net)供检讨. 如果表格上的一切都正确，我们将安排一天和时间来取箱子.
请不用我们的档案收纳箱处理. 除存储设备箱外，任何类型的箱都可以用于处理过程. 建议使用空纸箱.

停留时间 -我们被要求保留记录的时间长度. 大多数大学的记录都有2到5年的保存要求. 有些用户可以长期留存10年以上. 有些是永久性的.
记录系列 -一组文件(或信息)作为一个单位保存在一起，因为它们由相同的格式组成, 谈论同一个话题, 来自相同活动的结果, 或者有某种共同的特征. 例子包括行政支持记录、发票和人事记录.
记录日程安排 -佛罗里达州图书馆和资料服务处指南，列出记录和相应的最低保存期限. There are primarily two general records schedules which are applicable to UWF; GS1-SL时间表 and GS5时间表. 这些时间表是根据联邦和州法律法规制定的, 一般行政实践, 财政管理原则, 还有历史因素.
GS1-SL时间表 -为所有州机构共有的记录提供保存期限, 包括大学和学院. 一些例子是通信，人事，工资和财务记录.
GS5时间表 -规定只适用于公立大学和学院的普通记录的保存期. 一些例子是学生教育记录, 老师的评价, 经济援助和项目记录.

部门联络表格 -填妥此表格，即表示你将成为本部门的档案管理联络员.