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部门档案管理

记录的生命周期从它们的创建开始, 并继续积极使用, 闲置储存和最终处置.


如何处理不再需要的文件

公告:记录管理仅限UWF部门负责文件的存储或处置. 如果你有要粉碎的文件, 安排由记录管理部门领取,并提供处置表. 档案管理联络主任, 菲利普·伯特, 会与你一起确保你的记录被妥善保存或处理吗. 每年年底, UWF必须填写一份记录管理合规声明,其中必须注明被销毁的记录的立方英尺数. 该表格随后由UWF主席签署,并送到塔拉哈西的国务院. 因此,您唯一的粉碎手段是通过UWF记录管理.有两种类型的文件-硬拷贝(纸质)和电子.

随着UWF转向电子文件,记录管理也将朝着这个方向发展. 由于文件被扫描,扫描副本成为记录或主记录的副本, 有几件事你需要知道.

  1. 确保没有任何记录符合保留要求. 记录是否满足保留要求, 保留电子副本是不可行的, 因为电子记录是根据GSA手册中的保留内容保存的.
  2. 如果记录没有满足保留要求, 确保文件以300dpi或更高的PDF格式扫描,并存储在国家批准的系统中, 例如横幅文件管理系统(BDMS). 它们还必须易于获取.
  3. 需要填写记录处理请求. 唯一的区别是, 而不是检查销毁,你需要检查扫描和销毁. 这表明有一个电子记录和硬拷贝记录可以直接转移到处理.
  4. 填妥表格后,将表格电邮至档案经理(records@softqatest.net)进行检讨. 如果表格上的一切都是正确的,我们将安排一个日期和时间来取箱.
  5. 使用我们的记录存储箱进行处理. 除储存设施箱外,任何类型的箱均可用于处置过程. 建议使用空纸盒.

常用的记录术语和时间表

  • 停留时间 -我们需要保留记录的时间长度. 大多数大学的记录要求保存2到5年. 有的长期保留时间超过10年. 有些是永久性的.
  • 记录系列 -一组文件(或信息)作为一个整体保存在一起,因为它们由相同的形式组成, 与同一主题相关, 同一活动的结果, 或者具有某些共同的特征. 例如行政支持记录、发票和人事记录.
  • 记录日程安排 -佛罗里达州图书馆和信息服务部列出记录和相应最低保存期的指南. There are primarily two general records schedules which are applicable to UWF; GS1-SL时间表 and GS5时间表. 这些时间表以联邦和州法律法规为基础, 一般行政实务, 财务管理原则, 还有历史方面的考虑.
  • GS1-SL时间表 -规定所有国家机构共同记录的保存期限, 包括大学和学院. 例如信件、人事、工资单和财务记录. 
  • GS5时间表 -规定仅适用于公立大学和学院的记录的保留期限. 一些例子是学生的教育记录, 老师的评价, 财政援助和项目记录.

记录部门联络表格 -填写此表格表明你将成为你所在部门的档案管理联络员.


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记录管理

菲利普·伯特,唱片经理
records@softqatest.net
办公室: 850.474.2693