佛罗里达州阳光法
“佛罗里达州拥有全美最广泛的公开政府法律.“-开放政府指南:佛罗里达公共记录和会议的访问，第6版
概述
佛罗里达州的《ag娱乐官网》(Sunshine Law)规定了对公共委员会或委员会的政府程序的“访问权”.e., 佛罗里达公共记录法案(Florida Public Records Act)将“访问权”扩展到与大学官方事务相关的所有文件和其他材料(i.e.、电子邮件、会议记录、录音、照片、短信等.). 法律对我们如何在UWF做生意有很多影响, such as; record retention, 回应公共记录的要求, 数据分类, 确保记录好会议记录.
违反阳光法的人可能会被免职, noncriminal违规, 以及刑事处罚(二级轻罪可能包括监禁和/或罚款).
UWF人员注意:请注意，所有公共记录请求应在收到时立即转发给总法律顾问办公室
索取公众纪录
UWF的政策是，所有员工必须接受公开记录的要求. 请注意，某些信息豁免于公共记录请求, which can include; personally identifiable information (PII), 有关商业秘密/知识产权的事宜, 适用的竞争性招标文件, 以及其他受HIPAA和FERPA保护的数据.
因此, 每当收到查阅或复制大学记录的要求时, 必须决定所要求的记录是豁免的还是包含机密信息. 这种决定只能在总法律顾问办公室或经其批准后作出.
范围
佛罗里达州最高法院将“公共记录”解释为“所有与公务有关的材料，用于永久保存”, 沟通, 或者将知识形式化.“这适用于:
- 书面文件(e.g.，员工会议上的记录)
- 电子邮件(即使是通过个人电脑或手机发送，只要是与学校有关的事务)
- 录音
- 照片
- 幻灯片演示
- 短信(不管短信来自哪里。, 只要与大学业务有关)
阳光法常见问题
以下是关于佛罗里达州阳光和公共记录法的一些常见问题:
法律总顾问办公室被指定为负责管理和监督公共记录请求的办公室. 可以通过电话联系他们 850.474.3420 或电邮至 GCFrontDesk@softqatest.net.
或者，也可以通过 UWF服务台/总法律顾问门户，它可以通过您的myUWF仪表板访问.
虽然, 对请求的响应没有固定的时间表, 学校被要求在合理的时间内做出善意的努力完成任何公共记录请求. “合理期间”的定义将因请求的类型和情况而异. 例如, “广泛的或大量的”请求, 或者是在假期前或期间提出的要求, 是否需要额外的时间来处理.
根据UWF的政策，所有有关公共记录的要求均须转交总法律顾问办公室, 谁将帮助确保采取适当措施来满足这一要求.
此外，您不需要制作新的记录或满足请求者的时间表. UWF只需要提供现有记录的副本，或允许检查现有记录.
根据佛罗里达州法律, 大学可能会收取每单面页15美分或每双面页20美分的费用.
另外, 佛罗里达州法院认为，如果一项请求需要“大量使用”资源, 大学也可以征收特别服务费. “广泛使用”被定义为产生超过15分钟记录的任何过程. 这包括识别和收集所需的时间, 豁免材料审查, 复制, 重新申请记录. 法律总顾问办公室将在必要时向请求人提供估计数.
No. 只要提出请求的人为您提供足够的信息以识别记录, UWF有义务提供所要求的记录的副本或允许检查.
记录保存时间表各不相同，由佛罗里达州国务院决定, 图书馆和资料事务司. 官方时间表可在 公立大学和学院的GS5 和 国家和地方政府机构的GS1.
任何关于记录保存的问题或关注应直接向UWF的记录管理程序, 在现场培训及设立办公室记录及部门联络处时，可谘询哪些机构. 这些信息和许多其他有用的资源都位于 UWF的记录管理计划网站.
管理公共记录销毁的规则与管理记录保留的规则相同. 官方时间表可在 公立大学和学院的GS5 和 国家和地方政府机构的GS1 或通过 UWF的记录管理计划网站.
如果你不确定一份文件的目的是否“与用于永久保存的官方业务有关”, 沟通, 或者将知识形式化,“留着吧.
有任何问题请随时向我咨询 UWF的记录管理计划 或联系UWF的记录管理联系人:Gus Harris (850) 474-2693， gharris@softqatest.net.